خطوات إدارة الوقت

خمس وهي
1- تحليل الوقت 2- تخطيط الوقت 3- تنظيم الوقت 4- التنفيذ 5- المتابعة

1-تحليل الوقت :
من خلال توزيع الوقت على المهام بجدولته بدقة ضع سبع أوراق على عدد أيام
الأسبوع لكل يوم ورقة لتسجل بها المهام المطلوبة منك خلال الأسبوع

ثم بعد ذلك انظر
أ‌-ماهي الأعمال الضرورية التي يجب أن أقوم بها وماهي الأعمال التي ممكن أن ألغيها تماما من مهامي
ب‌-كذلك ماهي الأعمال التي يمكنني أن أفوض غيري للقيام بها
ج- ماهي الأعمال التي يمكنني القيام بها بكفاءة أو التي احتاج أن أتدرب عليها

بعد ذلك ارسم منحنى نشاطك متى يكون مرتفع ومتى يكون منخفض فكل إنسان أدرى بنفسه و بمراحل نشاطه

2-تخطيط الوقت
أ‌-ماهو الواقع , ماذا أريد ؟ , كيف انتقل الى ماريد ؟
أ‌-ماهو الواقع :
هو معرفة إمكاناتي + نقاط قوتي وضعفي + الفرص المتاحة + المعوقات
هناك مقولة تقول ( العالم كله يفسح لمن يعرف الى أين هو ذاهب )
10 % من الإداريين فقط يعرفون أهدافهم و 10% منهم فقط كتبوا أهدافهم وخططهم لها
ومن يكتب خطته يحقق منها 85% الى 95 %
كلما كانت الخطة مفصلة وواضحة كانت النتائج أقوى

من معوقات التخطيط
1-العادات : حيث تعود الكثير على عدم التخطيط منذ الصغر فنشاء لا يحب ذلك
والمدارس وللأسف الشديد لا يوجد فيها مواد دراسية تشجع الطلاب على اكتساب
عادة التخطيط لذلك تعود الكثير على عدم التخطيط لحياتهم ولحياة أبنائهم
2-عدم وجود القدوة في ذلك : فكيف سيتعلم الإنسان أن لم يرى من يخطط أمامه
فيقتدي به مثل أبوه أو أمه أو معلمه أو شخص يعتبره نموذج ناجح بالنسبة إليه

3-التجار ب الفاشلة مع التخطيط القديم : البعض قد يكون خطط في مرة من
المرات وفشل إذ لم يتم الخطة ولم يصبر على تنفيذها أو انه فشل في تحقيق ما
أراد ولم جدوا من خطته وربما تكرر هذا الفشل فأصبح يمثل اليأس بالنسبة إليه
من التخطيط
4-الملل : البعض لا يحب الجلوس للتخطيط تجده سرعان ما يمل من كتابة الخطط و
مراحلها ويجب أن يعود الإنسان نفسه على ذلك وقد قال عليه الصلاة والسلام (
إنما العلم بالتعلم والحلم بالتحلم )

3-تنظيم الوقت :
تنظيم الوقت على مستوى اليوم الواحد وبه تسجل قائمتك بأعمالك اليومية
فترتب أولوياتك وتقسمها على مدار اليوم وكما ذكرنا في رسم منحنى النشاط والحيوية عليك أن توزع مهامك بحسب ذروة نشاطك وأهمية أمورك

البعض يفضل أن يعمل الأعمال الهامة الدقيقة باكرا والبعض يفضل البدء في الأعمال السهلة وبعدها ينتقل الى الأعمال الدقيقة
المهم أن تعرف توقيت ذروة النشاط وتستغله للأعمال المهمة جدا
واستخدم قانون الخمس دقائق
وهو أن توزع المهمة الدقيقة على خطوات كل خطوة مدتها خمس دقائق كي تسهل عليك المهمة
كذلك قانون الخمس دقائق يعمل في أن تبدأ بأي عمل خفيف وقصير الأجل كي تهيئ نفسك لما بعده
ولا تنسى أن تضع لنفسك أوقات للراحة قليلاً وأوقات للأمور الطارئة

4-التنفيذ :
يجب أن تتخذ الخطوات وتبدأ التنفيذ ولا تكتفي فقط بالتخطيط دون أن تنفذ شيء ولكن عود نفسك على الالتزام بما كتبت وخططت
ضع القائمة الأسبوعية على مكتبك والقائمة اليومية في جيبك دائما وراقب ما
أنجزته اشطب عليه وما لم تنجز تابعه حتى تنجزه ولا تسوف وتؤجل لان الغد
يحمل الكثير من المهام التي عليك القيام بها
لا تضع أعمالك الروتينية في وقت ذروة نشاطك ولكن ضعها في أوقات أخرى لأنها
تأخذ من وقتك وقد لا تجد من تفوضه فيها وكلما وجدت فرصه لتفويض الغير افعل
وعود نفسك ومن حولك على ذلك

5-المتابعة :
أنت تحتاج الى متابعة ما أنجزته من أعمال بشكل يومي كذلك حصر ومراجعة ما
أنجزته على مدار الأسبوع والشهر والعام وتقيم كل ذلك في كل فترة على حده
ولكي تعرف نقاط قوتك وضعفك وتلاحظ منحنى نشاطك وذروة طاقتك و تراقب تطورك
ونموك كما تراقب أيضا خطتك العامة وهل أنت تسير وفها كما خططت أم انك
ابتعدت عنها وربما تأخرت أو ربما أسرعت وتقدمت
المشكلة أن البعض يتراجع عن التخطيط بين المدة من 3 الى 6 شهور ويعود الى
عاداته القديمة وهذا أمر مؤسف لكنك إذا عودت نفسك وتابعت نتائج التخطيط
ثماره المفيدة ستتشجع على التخطيط وتستمر حتى يصبح عادة لك ووسيلة قوية
للنجاح

بسط دائما ولا تعقد نفسك وأعمالك والبساطة تساعدك على النجاح في جميع الأمور

» 3 خطوات لتنظيم الوقت ببساطة
» قيمة الوقت والامتحان
» خطوات مفيدة تساعد على المذاكرة الجيدة........
» 10 خطوات للمرأة العاملة كى تهتم بنفسها
» تحميل كتاب خطوات عظيمة – أنتوني روبنز